背景
卸売業者のA社は国内市場での成功を足がかりに積極的に事業を拡大していました。新規事業の立ち上げにより取引先の数も増加し、会社全体が成長を遂げる中で、法務部門の重要性がこれまで以上に高まっていました。しかし、この急速な成長により法務部門が抱える業務量は日増しに増加し、従業員たちは過度な負担に直面していました。
課題
社員へのヒアリングの結果、以下の課題が明らかになりました。
- 業務量の増加: 会社の成長に伴い、法務部門の業務は急増しました。特に新規事業や新たな取引先との契約が増える中で、契約書の作成や審査、法的リスクの管理に追われ、従業員一人ひとりの業務負担が大きくなっていました。
- 業務の複雑化: 多岐にわたる新規事業に対応するために、法務部が扱う案件も複雑化していました。新たな法的リスクへの対応が求められ、専門的な知識や迅速な判断が必要となる中で、業務の優先順位を付けることが難しくなっていました。
- 改善策の実施が困難: 忙しさに追われ、法務部員たちは業務改善のための時間を確保することができず、業務効率化の取り組みが進まない状況に陥っていました。これにより業務が滞り、法務リスクの管理にも影響が出る恐れがありました。
ソリューション
これらの課題に対処するため、弊社は次のようなソリューションを提案し、実行に移しました。
- ヒアリングと現状分析: まず、法務部員一人ひとりに対して詳細なヒアリングを行い、各メンバーが抱えている業務の内容や負担を明確化しました。この情報をもとに、法務部全体の業務フローを分析し、改善が必要なポイントを特定しました。
- 業務内容の棚卸しと優先順位の見直し: ヒアリングの結果をもとに、法務部の業務を一つひとつ棚卸しし、重要度や緊急度に基づいて優先順位を再評価しました。また、重複している業務や他部門でも対応可能な業務を削減し、法務部が集中すべき重要な業務にリソースを割り当てる体制を整えました。
- 改善策の具体化とツール導入: 業務フローの改善に加え、契約書の審査プロセスを効率化するためのツール導入を提案しました。このツールにより契約書の作成や審査が迅速に行えるようになり、作業時間を大幅に短縮することができました。
- 持続的な改善体制の構築: 業務改善が一時的なものに終わらないよう、定期的なミーティングやフィードバックの場を設け、法務部員全員が継続的に改善に取り組む文化を醸成しました。
成果
これらの施策を実施した結果、法務部門では以下の成果が得られました。
- 業務効率の大幅な向上: 業務フローの見直しとツールの導入により契約書の審査プロセスにかかる時間が平均で30%短縮され、法務部門全体の業務効率が改善しました。
- 従業員の負担軽減: 業務量の分散と効率化により法務部員一人ひとりの負担が軽減され、業務に対するストレスが減少しました。これによりメンバー間の協力体制も強化され、チーム全体の士気が向上しました。
- 法的リスク管理の強化: 新規事業や契約における法的リスクの管理が徹底され、法務部門としての役割がより明確に機能するようになりました。これにより、企業全体の法務リスクを未然に防ぐ体制が整いました。
- 持続可能な改善文化の定着: 継続的な業務改善を行うための体制が構築され、法務部内での改善文化が根付くことで、将来的な業務の進化や新たな課題への迅速な対応が可能となりました。
弊社のコンサルティングサービスは、中堅・中小企業の法務部門の業務効率化やリスク管理の強化を支援し、企業の成長を後押しします。法務部門がおひとりまたは少人数で構成されている企業様に対しても柔軟に対応いたします。具体的なご相談やサービスの詳細については、お気軽にお問い合わせください。専門のコンサルタントが貴社の状況に合わせた最適なソリューションをご提案いたします。