「契約書の最終確認を社長が担っている」
「新しい取引のたびに確認が必要になり、気づけば「確認待ち」の案件が溜まってしまっている」
法務部が独立していない企業や、専任担当者がいない企業では、こうした状況は珍しくありません。
社内のリソースだけでスピーディーに回せているうちは問題にはなりませんが、事業の拡大に伴い契約件数が増えてくると、この体制では徐々に対応が追いつかなくなってしまい、契約案件が滞留してしまう事態になりかねません。
なぜ契約対応は滞留するのか
問題の本質は、「誰が確認しているか」ではなく、業務量と処理能力のバランスにあります。
特に、次のような要因が重なると、契約対応は滞留しやすくなります。
まず、契約件数の増加です。
NDAや業務委託契約など、日常的に発生する契約が積み重なることで、全体としての対応負荷は着実に大きくなっていきます。
次に、業務量の波です。
新規案件が重なるタイミングでは、短期間に確認業務が集中しますが、対応できる人の時間は急には増やせません。
さらに、契約対応の内容には幅があります。
比較的定型的に対応できるものから、個別の判断を要するものまで様々。これらが同時に発生すると、途端に進め方が難しくなるものです。
こうした状況の中で、最終確認を経営者が担っている場合、時間そのものがボトルネックになってしまいます。
現実的なボトルネックは「時間の取り合い」
契約対応に限らず、経営者の時間は常に複数の重要業務と競合しています。
そのため、契約確認の優先度が相対的に下がると、
個々の案件の重要性にかかわらず、全体として対応が滞留する状態が生まれます。
こういった場合、弁護士や法律事務所へ依頼するという選択肢は広く認識されているものの、
・すべての契約を都度依頼するほどではない
・スピードやコストの観点で使い分けが難しい
といった理由から、日常的な契約対応については社内で抱え込まれやすいのが実情です。
解決の方向性は「無理のないリソースの持ち方」
こうした課題に対して重要なのは、特定の人に業務を集中させ続ける前提を見直すことです。
契約対応は、
・日常的に発生するもの
・一定期間に集中するもの
・判断に時間を要するもの
が混在しており、すべてを同じ形で処理し続けると、どこかで無理が生じます。
そのため、社内だけで抱え込むのではなく、必要に応じて外部の力も取り入れながら、
無理なく回る体制を整えていくことが現実的な対応となります。
法務アウトソーシングという選択肢
こうした背景の中で、近年活用が広がっているのが法務アウトソーシングです。
契約レビューやドラフト作成などの業務を外部に委ねることで、
・社長や担当者の確認負荷を軽減する
・対応の滞留を防ぐ
・必要なときに必要なリソースを補う
といった効果が期待できます。
法務のすべてを任せることも、一部の案件のみ切り出すことも、状況に応じて柔軟に活用できる点が特徴です。
法務アウトソーシングサービスなら
契約対応の滞留は、個人の問題ではなく、業務量とリソースのバランスによって生じます。
特に、経営者が最終確認を担っている場合には、
時間の制約がそのままボトルネックとなりやすい構造です。
こうした状況に対しては、無理に社内だけで解決しようとするのではなく、
外部リソースも含めて体制を見直すことが有効です。
株式会社Strategy&Lawでは、弁護士資格を保有する代表を中心に、法務アウトソーシングサービスを提供しています。
契約対応の負荷や滞留に課題を感じている場合は、
法務アウトソーシングの活用も一つの選択肢としてご検討ください。
ご関心がございましたら、是非一度お気軽にお問い合わせください。