背景
とある中堅企業の法務部門では、事業の拡大に伴い業務量が増加し、業務の複雑化が進んでいました。特に、契約書審査や案件管理が煩雑で部門内での業務の把握が困難になっていました。この状況を改善し法務部門の効率化を図るため、契約書審査ツールやマターマネジメントシステムの導入が検討されることになりました。
課題
弊社が実施した現状分析により、以下の課題が明らかになりました。
- 業務の可視化不足：業務内容が複雑化し、誰も正確に全体像を把握できない状態に陥っていました。これにより、業務が属人化し、ミスや遅延のリスクが高まっていました。
- ツール選定の難しさ：契約書審査ツールやマターマネジメントシステムの導入に向けたリサーチが必要でしたが、膨大な情報の中から自社に適したツールを選定するのは困難を伴いました。
- トライアル導入の調整：複数のツールを試用するトライアル期間を設定し、要件充足性や使い勝手を評価する必要がありましたが、そのスケジュール調整が難航していました。
ソリューション
弊社はこれらの課題に対して、次のようなソリューションを提案し、実行しました。
- 業務整理と業務フロー図の作成：まず、法務部内の業務を徹底的に棚卸しし、誰もが正確に把握できるよう業務フロー図を作成しました。これにより、業務全体の流れを可視化し、どこに改善の余地があるのかを明確にしました。
- ツールリサーチと要件整理：契約書審査ツールおよびマターマネジメントシステムの導入に向け、主要なツールのリサーチを行いました。次に、企業の業務特性やニーズを踏まえ、重視すべき要件を整理しました。また、各ベンダーへの問い合わせ事項を明確にし、情報収集を効率的に進めました。
- トライアルの計画と実施：トライアル導入に向け、各ツールのスケジュール調整を行い、試用期間を設定しました。トライアルの中で、ツールがどの程度要件を満たしているか、実際に使いやすいかどうかを評価しフィードバックを収集しました。このプロセスを通じて、納得のいく形で最適なツールを選定しました。
