背景
ITサービスを展開するA社では、法務部門を統括する法務部長が産育休のため長期離職することになりました。新規事業展開による契約業務の増加により、法務機能の維持が不可欠でしたが、社内に適任者がいないため、迅速に対応できる委託先を求めていました。
課題
1. 法務業務の停滞リスク
法務部長の不在により、重要な契約審査や取引交渉の意思決定が遅れ、事業の進行に支障をきたす可能性がありました。特に、新規事業に関わる契約審査はスピードが求められるため、迅速な対応が課題でした。
2. 意思決定プロセスの停滞
法務部長が担っていた経営層との連携や重要案件の判断が滞り、組織全体の意思決定スピードが低下するリスクがありました。法務メンバーで日々のオペレーションを回すことはできても、経営目線での判断や戦略的な法務対応には限界がありました。
3. 法的リスクの増加
A社が新たな市場へ参入する中で、契約内容の精査やリスクマネジメントの強化が求められていました。法務部長不在により契約リスクの評価や交渉力が低下し、潜在的な法的リスクが増加する恐れがありました。
ソリューション
1. 臨時法務部長の派遣と業務の安定化
法務部長不在の期間中、弊社代表が臨時の法務部長として業務を代行しました。契約審査や取引交渉、社内からの法律相談対応など、法務部門が担うべき業務を迅速かつ適切に遂行しました。
2. 意思決定プロセスの円滑化
経営層との定期的なミーティングを設定し、重要案件についてのスムーズな意思決定を支援しました。また、部門内の担当者とも適切に役割分担を行い、業務の停滞を防ぎました。
3. 継続的な業務遂行を可能にするマニュアル整備
法務部の主要業務を整理し、対応フローや判断基準を明文化しました。特に、契約審査や法務相談対応の基準を明確にし、誰が担当しても一定の品質を担保できるような体制を構築しました。
4. 社内コミュニケーションの強化
法務部と他部門との情報共有を円滑にするため、法務相談の受付方法を統一し、対応状況を可視化しました。また、各部門との定例会を実施し、事業側のニーズを把握しながら法務支援を行いました。
成果
1. 業務効率の大幅な向上
業務フローの見直しとツールの導入により、契約書の審査プロセスにかかる時間が平均で30%短縮され、法務部門全体の業務効率が改善しました。
2. 従業員の負担軽減
業務量の分散と効率化により、法務部員一人ひとりの負担が軽減され、業務に対するストレスが減少しました。これによりメンバー間の協力体制も強化され、チーム全体の士気が向上しました。
3. 法的リスク管理の強化
新規事業や契約における法的リスクの管理が徹底され、法務部門としての役割がより明確に機能するようになりました。これにより、企業全体の法務リスクを未然に防ぐ体制が整いました。
4. 持続可能な改善文化の定着
継続的な業務改善を行うための体制が構築され、法務部内での改善文化が根付くことで、将来的な業務の進化や新たな課題への迅速な対応が可能となりました。
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